Manual do usuário

1. O que a pré-conferência faz (e o que não faz)

• Faz: identifica os documentos enviados, extrai as informações relevantes e lista as pendências do ato pretendido — cada uma com a norma que a fundamenta.
• Não faz: não registra o ato nem garante o registro. A qualificação oficial é sempre do oficial/escrevente do cartório; a Averbas é uma ferramenta de apoio para você chegar lá com a documentação completa.

Hoje a base de exigências cobre, em Santa Catarina: compra e venda, alienação fiduciária, hipoteca e averbação de construção — em expansão.

2. Conta e acesso

O acesso é feito em averbas.com.br/login com e-mail e senha. Ainda não há autocadastro no site: a conta é criada para você — fale com contato@averbas.com.br (apresentantes) ou com o responsável da sua serventia (equipe de cartório).

• Esqueceu a senha? Use o link “Esqueci minha senha” na tela de entrada — você recebe por e-mail um link para redefini-la.
• No primeiro acesso com senha temporária, o sistema pede a troca por uma senha sua.

3. Enviar documentos

Depois de entrar, você cai na tela Pré-conferência. São três passos:

1. Ato pretendido — selecione o ato que você quer praticar (por exemplo, registro de compra e venda).
2. Sobre o caso — responda as perguntas que aparecem para o ato escolhido (tipo do imóvel, isenções etc.). Elas mudam conforme o ato e afetam quais exigências se aplicam — responda com atenção.
3. Documentos — anexe os arquivos (matrícula, guias, certidões, contratos…). Pode arrastar e soltar; um ZIP com tudo dentro também é aceito.

4. Conferência rápida e análise completa

A verificação acontece em duas etapas, da mais leve à mais completa:

• “Conferir documentos” (conferência rápida): identifica o tipo de cada arquivo enviado e avisa, na hora, quais documentos típicos do ato ainda faltam — antes de ler o conteúdo a fundo. Se algo faltou, use “Anexar mais documentos” e confira de novo; ou siga assim mesmo, se não tiver o documento em mãos.
• “Analisar documentação” (análise completa): lê o conteúdo de cada documento, extrai os dados e verifica as exigências do ato. É ela que gera o Resultado da análise, com as pendências e seus fundamentos.

A análise completa pode levar alguns minutos, dependendo da quantidade de páginas. Mantenha a página aberta até o resultado aparecer.

5. Entender o resultado

• Conforme: nenhuma pendência obrigatória foi encontrada nos documentos enviados.
• Pendências obrigatórias: itens que impedem o ato (documento faltante ou informação inconsistente). Cada pendência traz a explicação e o fundamento legal.
• Pendências recomendadas: não impedem o ato, mas merecem atenção antes de ir ao cartório.
• “Falha na leitura” em um documento: o arquivo não pôde ser lido com segurança. Reenvie uma digitalização mais nítida (sem cortes, sem sombra) e analise de novo.

Você também pode conferir, documento a documento, as informações que foram extraídas — útil para verificar se a leitura correspondeu ao papel.

6. Acompanhar suas análises

• Em “Minhas análises” (menu do topo) ficam todos os seus envios, com o resultado mais recente de cada um.
• Abra uma análise para rever as pendências, anexar os documentos que faltavam e analisar de novo — sem recomeçar do zero.
• Se o seu caso for tratado por um cartório que usa a Averbas, a nota de exigências pode chegar por e-mail, em PDF. Não recebeu? Verifique a caixa de spam.

7. Formatos, limites e boas práticas

• Formatos aceitos: PDF e imagens (JPG, PNG, WEBP) — ou um ZIP contendo esses arquivos.
• Limites por envio: até 12 arquivos, 15 MB por arquivo e 60 MB no total.
• Qualidade importa: digitalizações completas e legíveis (todas as páginas, sem cortes) melhoram muito a leitura. Fotos valem, desde que nítidas e sem reflexo.
• Envie só o necessário: anexe apenas os documentos do ato pretendido — é bom para a análise e para a sua privacidade.
• Uso justo: há limites de envios por minuto e um teto diário de análises no serviço. Se atingir um limite, aguarde alguns instantes e tente de novo.

8. Cartório: acesso da equipe

• As contas da equipe são criadas pelo responsável da serventia em Equipe, com papéis de escrevente, oficial ou administrador — cada papel enxerga só o que lhe cabe, e cada serventia enxerga apenas os próprios casos.
• O novo membro recebe uma senha temporária (exibida uma única vez a quem criou a conta) e troca por uma senha própria no primeiro acesso.

9. Cartório: casos e etapas

• A aba Casos lista a fila de trabalho, com busca e filtros; o Painel resume a fila por etapa.
• Cada caso caminha pelas etapas Recebido → Em análise → Em exigência → Concluído (ou Arquivado). Toda mudança de etapa fica registrada no histórico do caso, com autor e observação.
• Casos de balcão entram por “Novo protocolo”: dados de contato do apresentante, documentos e as informações do caso — a análise roda na sequência.

10. Cartório: revisão e nota de exigências

• Na tela do caso, o documento original abre lado a lado com as informações extraídas — confira e corrija o que for preciso; correções ficam marcadas como revisão humana.
• Após corrigir, reexecute a qualificação: as exigências são reavaliadas sobre os dados corrigidos.
• A nota de exigências sai em PDF, com as pendências numeradas e seus fundamentos, e pode ser enviada por e-mail ao apresentante direto da tela do caso — o envio fica registrado.

11. Cartório: regras, equipe e configurações

• Regras: as exigências de cada ato são administradas pela própria interface — com severidade (obrigatória ou recomendada), fonte legal, vigência e publicação. Dá para criar novos atos sem programação.
• Configurações: dados da serventia (nome, CNS, UF), trilha de auditoria das ações relevantes e painel LGPD com a política de retenção e o expurgo de pré-conferências antigas.

12. Perguntas frequentes

• O resultado garante o registro? Não. A decisão é sempre do oficial/escrevente. A Averbas aponta pendências para você resolver antes — reduz idas e vindas, não substitui a qualificação.
• A análise deu “Conforme”, mas o cartório apontou uma exigência. Pode acontecer: a verificação cobre as regras cadastradas para o ato e depende da legibilidade dos documentos enviados. Leve a nota do cartório em conta — ela prevalece.
• Um documento não foi reconhecido. Reenvie com melhor qualidade (todas as páginas, sem cortes). Se persistir, siga com a análise mesmo assim e confira o resultado.
• Por quanto tempo meus envios ficam guardados? Pré-conferências do portal que não forem assumidas por um cartório são apagadas automaticamente após 90 dias — detalhes na Política de Privacidade.
• Atingi o limite de análises. O serviço tem limites de uso justo por minuto e por dia. Aguarde e tente novamente; se o seu volume é recorrente (imobiliária, escritório), fale com a gente.

13. Contato

Dúvidas, sugestões ou problemas de acesso: contato@averbas.com.br. Para assuntos de privacidade e dados pessoais, veja a Política de Privacidade.